セルフサービスポータルの設定

セルフサービスポータルとは?

セルフサービスポータルをOneTrustユーザーが利用する最大のメリットは、OneTrustのデフォルトの複雑な画面を行き来することなく、自身に関係のあるタスクに集中できることです。

この機能は特にプライバシー評価自動化などのアセスメントを主とする機能において、ユーザーフレンドリーな仕組みにするのに非常に役立ちます。

セルフサービスポータルを設定しよう

メニューのセルフサービスポータルに移動します。

セルフサービスポータルの画面を開くと、右上に「構成する」が表示されるので、そちらで設定します。

構成画面の設定

テンプレートを選択し、アセスメント(評価)を開始する際のユーザー側に表示する項目や評価開始時の条件を指定していきます。
「直接開始を有効にする」のOFFにすることで、細かい開始時の条件を設定できるようになります。

開始条件を細かく設定していきます。それぞれの設定が、実際にユーザーがアセスメント(評価)を開始する際の最初の入力画面に反映されるため、ここでの設定は非常に重要です。

セルフサービスポータルから評価を開始する

ユーザーはセルフサービスポータルで自身に関係するアセスメント(評価)を開始したり、現在割り当てられているアセスメント(評価)をそれぞれステータスとともに確認することが可能です。

評価の開始

セルフサービスポータルから評価を開始し、先ほどの設定内容が開始時の画面に反映されているのを確認することができます。

「直接開始を有効にする」をONにした場合

もし、先ほどの画面で「直接開始を有効にする」をONにした場合は、特に開始画面がなく、そのままアセスメント(評価)が表示されます

セルフサービスポータル

アセスメント(評価)の回答者または承認者は、自身がアサインされたアセスメントのみが表示されるので、プライバシー評価自動化のメニューから組織配下のすべてのアセスメントの中から自身の評価を探す必要がなくなります。

権限でログイン後の初期画面をセルフサービスポータルに設定する

回答者や承認権限をもつ情報管理者等の権限を適切に設定することで、デフォルトのログイン画面をセルフサービスポータルに変更することが可能です。

権限周りは、慎重に設計・検討の上、設定してください。

 さいごに

セルフサービスポータルは、プライバシー評価自動化などのアセスメント(評価)の回答や承認を実施するユーザーにとって、ユーザーフレンドリーな仕組みを提供します。

ほとんどのユーザーは、OneTrustの複数のメニューにアクセスする必要はありません。デフォルトの設定では、ユーザーがOneTrustにログインするとメニューから、自身が行うべき評価の回答や承認を実施する画面までたどりつくまでに、複数回クリックしなければなりません。

しかし、セルフサービスポータルを設定すれば、ユーザーは煩わしい画面遷移やクリックミスなどの誤操作によるストレスが不要になります。ユーザーはログインすると、セルフサービスポータルが表示され、すぐにアセスメントを回答したり、承認することができます。

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