第１回 脱Excel！データマッピングのための質問票作成ガイド

「個人情報保護法対応、いつまでExcelで対応するんですか？」

OneTrust データマッピングとは？

OneTrustのデータマッピングは、これまでエクセルで個別に管理されていた情報を一つの台帳に集約し、一元管理と可視化を実現します。これにより、エクセル管理特有の「多数のエクセルファイルのバージョンの乱立」「項目間の情報のずれや解離」「過去の履歴を追跡するのが困難」といった課題を解消することが可能です。さらに、データ処理活動、ITシステム、委託先の情報を一つのプラットフォームにまとめることで、組織全体の状況を一目で把握できるようになります。一箇所の情報を更新するだけで関連する全データへ自動的に反映されるため、エクセル特有の情報のズレや重複入力を排除し、常に正確なROPA（処理活動の記録）を維持できます。

※ OneTrust データマッピングの詳細については、こちらの記事をご覧ください。

インベントリとは？

インベントリ（台帳）とは、OneTrustのデータマッピング機能において、管理・追跡の対象となる個々のデータ処理活動やデータ資産に関する詳細な記録のことです。これには、処理の目的、関係するシステム、データの流れ、保管場所、セキュリティ対策などが含まれます。データマッピングにおいては、インベントリ（台帳）の正確性を維持することが、不可欠となります。

OneTrust のインベントリ（台帳）を更新する方法はいくつかありますが、その代表的なものが、「評価」を通じてインベントリ（台帳）を更新する方法です。

評価の質問票とは？

OneTrustの評価機能における「評価」とは、インベントリ（台帳）の内容を検証し、必要に応じて更新するプロセスです。このプロセスにおいて、質問票は重要な役割を果たします。テンプレートに基づいて質問票が作成され、回答者が質問に回答することで、インベントリ（台帳）の情報を常に最新の状態に保つことができます。

また、OneTrustでは、「評価」「質問票」「テンプレート」という用語が頻繁に登場しますが、それぞれの用語の定義は以下の通りです。

• 評価：質問票に対して、回答者や承認者を指定し、回答や承認が行われる一連のプロセスです。
• 質問票：テンプレートを実際の評価プロセスで利用し、回答者が情報を入力するためのものです。
• テンプレート：OneTrustが提供する質問票の雛形、またはユーザーが独自に作成した質問票の雛形を指します。質問票のもとになるものです。

つまり、テンプレートは質問票の設計図であり、質問票はその設計図に基づいて作成される成果物と考えると分かりやすいでしょう。

（注意）テンプレートと質問票は見た目はほとんど同じであるため、説明者によっては、質問票の雛型である「テンプレート」も評価で使われている「質問票」も区別せずに、「テンプレート」または「質問票」と呼ぶことがあるので、注意しましょう。

評価機能の役割

OneTrustのデータマッピング機能において、「評価」は、データ処理活動に使用される情報の所在や処理方法を可視化するための手段の一つです。一方、OneTrustのプライバシー評価自動化機能では、「評価」が中心的な機能となり、「評価」そのものを効率的に実施・管理するためのツールとして活用されます。

本稿では、日本のお客様における一般的なOneTrustのデータマッピングの利用方法、特に質問票を用いた情報更新について解説します。

テンプレートの作成方法

評価のテンプレートの作成方法は、大きく分けて二つの方法が存在します。一つは、ギャラリーに用意された既存のテンプレートを選択する方法であり、もう一つは、ユーザーが独自のテンプレートを最初から構築する方法です。

ギャラリーからテンプレートを選択する場合、OneTrustによってあらかじめ提供されているテンプレートを追加し、そのまま利用するか、または必要に応じてカスタマイズすることが可能です。テンプレートの作成に不慣れなユーザーは、この方法から着手することで、比較的容易に質問票を作成することができます。例えば、GDPRコンプライアンス評価のためのテンプレートや、CCPAコンプライアンス評価のためのテンプレートなどが用意されています。これらのテンプレートは、組織のニーズに合わせて、質問内容を追加したり、回答形式を変更したり、必須項目を設定したりするなど、柔軟にカスタマイズできます。

ギャラリーからテンプレートを選択して作成する手順の詳細については、以下のページをご参照ください。

OneTrust Step by Step ガイド：プライバシー評価自動化 (テンプレートの設定)

オリジナルテンプレートの作成

ここでは、現在Excelで管理されている質問をOneTrustのデータマッピング機能の質問票に変換する手順を、以下のステップで説明します。

STEP 5とSTEP 6は必須ではありませんが、作成したテンプレートをより使いやすくするための便利な設定です。これらの詳細については、本ガイドの第３回と第４回でご紹介しています。

移行準備：Excel質問票の詳細な把握と整理

まず、貴社の現状のExcel質問票を把握してください。質問の内容、回答形式、必須回答の有無などを整理します。特に、回答形式はOneTrustのテンプレートに移行する際に重要になるため、きちんと整理しておきましょう。

以下の企業の個人情報管理例を参考に、現在お使いのEXCELテンプレートのデータを、データマッピングにどのように組み込んでいくかを、このシリーズで段階的に解説します。

『雇用活動評価シート.xls』の内容

以下に、参考例としているExcelシート「雇用活動評価シート」に記載されている質問内容を記載します。

次回は、このExcel評価シートの情報をOneTrustのテンプレートに移行する手順を詳しくご案内いたします。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。