OneTrust Step by Step ガイド:プライバシー評価自動化 (テンプレートの設定)

はじめに

本ブログでは、OneTrust製品のセルフサービスでの導入をご検討されているお客様に対して弊社がご提供しているセルフサービス支援パックをご購入いただいたお客様がご利用いただけるコンテンツの一つである「TrustNow ナレッジ Wiki」の記事を抜粋し、シリーズ化してご紹介します。

TrustNow ナレッジ Wikiとは

TrustNowナレッジWikiでは、組織とユーザー、データマッピング、プライバシー評価自動化、統合、その他システム全体の設定に関する記事を公開しています。(今後、対応モジュールについては拡大する予定です。)

OneTrustのビギナーの方は、TrustNowナレッジで公開している主に以下3つのガイドを参照し、各モジュールの基本操作について学習いただけます。

  1. OneTrustのウェブマニュアルを利用して、OneTrustの操作方法を一通り理解する方法
  2. Step by Step ガイドを利用して、各モジュールの基本的な機能を中心に学習する方法
  3. 基本的な操作について、動画を見ながら学習する方法

今回は、2. Step by Step ガイドの中で解説しているOneTrustの「プライバシー評価自動化(PIA) テンプレートの設定」についてご紹介します。

プライバシー評価自動化 (PIA) 概要

プライバシー評価自動化(PIA)は、データ・プライバシーに関する質問表の作成から評価自動化の一連のサイクルの自動化を可能にします。

プライバシー評価自動化(PIA)は、以下の6つの手順で設定します。

  1. OneTrustのギャラリーの中から貴社の要件に対応するテンプレート(質問票)があるか確認する。
  2. ギャラリーの中から選択したテンプレート(質問票)を貴社の要件にカスタマイズする、または一からカスタマイズしたテンプレート(質問票)を作成する
  3. デフォルトのリスクワークフローと設定をレビューする。
  4. 評価を開始する。
  5. 評価のワークフローと設定構成
  6. レポート機能の確認

テンプレート(質問票)の設定

テンプレート(質問票)の確認

OneTrustにはすぐに使えるさまざまなテンプレート(質問票)があります。 これらのテンプレート(質問票)は、OneTrust内の法務チームによって常に更新されており、特定のビジネス機能、地域、規制など、あらゆるものをカバーしており、すべて利用することができます。

テンプレートギャラリーでは、様々な法規則やフレームワークに対応したテンプレート(質問票)を確認することができます。

テンプレート(質問票)の設定

テンプレート(質問票)の設定は、テンプレートギャラリーから選択し、カスタマイズする方法とはじめからカスタマイズしたテンプレートを作成することが可能です。ここでは、テンプレートギャラリーから選択し、テンプレートを設定する方法についてご紹介します。

  1. はじめに、対応するテンプレート(質問票)を選択します。ここでは、例として「日本個人情報保護法(APPI) チェックリスト-1.0」を選択します。

2. 本テンプレートの説明画面が表示されます。次に「このテンプレートを選択する」をクリックします。

3. テンプレートを作成するという画面が現れます。必須項目を入力します。選択したテンプレートに「テンプレートアイコン」を設定することもできます。入力後、「テンプレートを作成する」をクリックします。

4. 選択したテンプレートは、ビルダー画面にて質問項目を追加する等、カスタマイズすることができます。「公開」をクリックすると、設定したテンプレートを使用し評価を開始することができます。

テンプレートギャラリーに該当するテンプレートが存在しない、または既に社内で活用している質問表を元に新たに作成したい場合などは、一からカスタマイズする方法でテンプレートを設定することも可能です。

まとめ

本ブログでは、TrustNowナレッジWikiよりビギナーユーザ向けのガイドである「2. Step by Step ガイド」の中で解説しているOneTrustの「プライバシー評価自動化 (テンプレートの設定)」について、テンプレートギャラリーから選択したテンプレートの設定方法を中心にご紹介しました。

OneTrustの導入をご支援しているTrustNowでは、ビギナー向けにOneTrust 無償ハンズオンを定期的に開催しています。OneTrustのトレーニング環境でプライバシー評価自動化の基本的な操作をご体験いただけます。主要な機能について概要を学習しながらハンズオンで実際にさわってみたいなどご希望の方は、ぜひこちらもご利用ください。

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