定期的に個人情報管理者に台帳の更新をリクエストするには？
Yamamotoはじめに
OneTrustでは、プライバシー業務を自動化するための様々な機能があります。その１つが、データマッピングおよびアセスメントのプロセスを自動化するための「自動化ルール」です。
これにより、個人情報保護組織や担当者は、定期的な台帳情報の更新を促すため、リスク レベル、最終評価完了日、最終更新日、契約有効期限などのさまざまな条件に基づいて、インベントリレコードの自動再評価を設定できます。
自動化ルールの設定
まずは、データマッピングのメニューにある「自動化ルール」に遷移し、ルールグループを追加します。
次に自動化ルールを追加していきます。
まず、最初にルールタイプで、OneTrust内で定義されているインベントリやベンダーなどの項目のどれに対して自動化ルールを適用するかを選択します。
ルールタイプで「データ処理活動」を選択後、以下を設定します。
ここで指定する「頻度」や「時間」は、条件チェックを行う頻度であり、インベントリをどれくらいの間隔やタイミングで更新するかという意味ではないので注意してください。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 1. 頻度 | 毎日、毎週、毎月より自動化により設定されたアクションを実行すべきかどうかの条件チェックを行う間隔を選択 |
| 2. 時間 | 時刻を指定する（時刻はUTCベースのため、日本の朝９時に実行したい場合、マイナス９時間した時刻（＝午前０時）を設定する |
| * 曜日を選択 | 曜日を選択する（曜日は１つのみ指定） ※「毎週」を選択した場合のみ |
| * 毎月の日付 | 日を指定する ※「毎月」を選択した場合のみ |
ルールタイプについて
今回は、「データ処理活動」の再評価を例に説明しましたが、自動化ルールでは、以下のアイテムに対して、自動化ルールを設定することができます。
- アセット
- インシデント
- エンゲージメント
- コントロール
- タスク
- データ処理活動
- トレーニング
- ベンダー
- ベンダーのプロダクト/サービス
- ポリシー
- 監査
- 契約書
- 事業体
- 手続き
- 評価
さいごに
自動化ルールを使用することで、定期的にOneTrust上の台帳情報（インベントリレコード）を更新することが可能です。直近の評価から６０日経過したものやある属性の回答で指定した選択肢が回答された場合について、再評価を送信したり、リスクに対してフラグを立てたり、リスクレベルによって、別のアセスメントを送信するなど、様々な用途で活用することが出来ます。
OneTrust は、プライバシー分野でNo.1のソリューションです。
プライバシー法規制の要求事項について包括的に対応している点が人気の理由です。
OneTrustのソリューションに興味がありましたら、
お気軽にお問い合わせください
