属性の質問で「その他」を選択し、値を自由入力した場合の動きについて

はじめに

属性の質問で単一選択もしくは複数選択肢の質問で答えを選択する際、その属性の定義で「その他を許可する」を有効にしている場合、回答者は、選択肢から「その他」を選択すると、選択肢にはない値をテキスト入力で自由に回答することが可能です。

今回は、実際に属性の質問に対して「その他」を選択し、選択肢にない回答を入力した場合、OneTrustのプライバシー評価自動化モジュールとデータマッピングモジュールでは、その他を選択し、入力した値がシステム上どのように扱われるのかについて解説します。

属性設定画面

アセスメント(評価)回答画面

アセスメントの質問票の属性の質問で「その他」を選択し、入力した値はどうなる?

実際に「その他」でカスタム値を入力した場合、その属性で入力値が選択肢として追加されているかを確認したところ、アクティブな選択肢ではなく、「非アクティブ」な選択肢として追加されているのが確認できます。
(このままでは、選択肢として表示されないので、もし、アセスメントに恒久的な選択肢として選択できるように追加したい場合、アクティブにする必要があります。)

インベントリ(台帳)にはどう反映されるのか?

データマッピングでインベントリレコードを見てみると、アセスメント(評価)で「その他」を選択し、自由入力した「業務の改善」という値が属性に表示されていることが分かります。

属性側の選択肢としては「非アクティブ」ですが、台帳側では、関連するインベントリレコードに自由入力した値がそのまま反映されます。

その他を許可するを有効にしておくとインポート時に便利な理由とは?

実は、属性の質問で「その他」を許可しておくことで、既存の台帳(データ処理活動)のレコードをインポートしてくる際、選択肢にないExcelの回答の値をすべて「非アクティブ」値として取り込むことができ、非常に便利です。

もし、本番運用開示に、属性の回答として「その他」は認めない場合、本番稼働前のみ、各属性で「その他を許可する」をONにしておき、台帳データをインポート後に「その他を許可する」のオプションについてOFFをセットしてください。

さいごに

今回のブログでは、属性の「その他」を選択した場合の挙動とシステムへの反映のされ方について取り上げました。

他にも、OneTrustのデータマッピングやプライバシー影響評価モジュールに関するナレッジを挙げていますので、ぜひそちらもご覧ください。

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