レポートのスケジュール設定

はじめに

OneTrustのレポート機能は、通常のレポーティングはもちろんのこと、OneTrust上で行われる業務を効率化したり、反映されたアセスメント(評価)やデータマッピングのデータをもとに、アクションをとる必要があるデータ処理活動やアセットなどのインベントリを特定するのに重要な役割を果たしてくれます。

OneTrustのレポート機能は、初心者でも作成したり参照するのに困ることはないかと思いますが、スケジュールは、どういったことが実現できるのかイメージが湧きにくい方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、レポートのスケジューラ機能について紹介したいと思います。

レポートのスケジュール機能

OneTrustのレポートスケジューラは、担当者が手動で作成する必要がなく、スケジュールした時刻に自動でレポートが生成され、送信者宛てにダウンロード用のURLが送信されるので非常に便利です。

PDFの場合

メールのリンクをクリックするとPDFファイル形式でレポートがダウンロード可能です。

コラムレポートの場合

メールのリンクをクリックするとExcelファイル形式でレポートがダウンロード可能です。

スケジュールの設定

スケジューラの設定で気を付けなければならないのは時刻です。時刻はUTC(日本時間マイナス9時間)が基準となっているため、あらかじめ出力したい日本時間のマイナス9時間の値を計算し、セットするようにしましょう。

例えば、日本時間の9時に出力したい場合、スケジュール画面ではでは午前0時(UTC時間)、日本時間の8時であれば、スケジュール画面では、午後11時をセットします。

ちなみに、スケジュール時刻は、1時間単位でしか変更できません。(2023年10月3日現在)

さいごに

OneTrustのレポート機能では、それぞれのモジュールに対して、事前に定義されたレポートテンプレートが用意されており、それらを選択し、カスタマイズすることが可能です。

これらの機能を有効に活用することで、プライバシー業務における問題を素早く特定したり、ある条件に該当する業務やベンダー、インシデント等を素早く特定し、対策などのアクションにつなげることが可能です。

今回ご紹介したレポートのスケジュールは、レポート機能の機能の1つに過ぎませんが、レポート機能を日々の業務の流れに組み込むために必要な機能です。

まだ、レポートやスケジュール機能を使用していない方は、ぜひ、スケジュール機能を活用し、プライバシー業務の取り組みを可視化し、担当者や経営層に定期的に配信する仕組みを実現してみてはいかがでしょうか?

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