メールテンプレートのカスタマイズ方法

はじめに

OneTrustのメールテンプレートはカスタマイズすることが可能です。

カスタマイズ画面では、本文内でHTMLを使用しているため、編集の際にHTMLタグの意味を理解しておくと何を設定しているか理解するのに役立ちます。

メールテンプレートをカスタマイズするには？

グローバル設定のアイコンをクリックし、テンプレートとブランディングに遷移します。

メール通知を無効化する

メール通知を無効化するをONにした場合、送信されるべきタイミングでメールが送信されないようになります。メールが多く届いて管理が煩雑になる場合などに無効にすることでメール送信を停止することが可能です。

上書きする

「上書きする」をONにします。
編集したい言語を選択し、希望する文言に変更し、保存します。
別の言語についても変更したい場合、別の言語を選択し、変更を保存します。

プレビュー

変更した内容をログインしているユーザーのメールにテスト送信することが可能です。

メールの変数部分はプレビューの場合、変数名のまま送信されますが、実際に送信される場合には、変数に対応する正しい値に置き換えられて送信されます。

動的変数

メールのタイトルや本文では、動的な変数を使用することが可能です。動的な変数としてタイトルや本文で使用できる項目の一部はOneTrustのヘルプページにて公開されているので、そちらをご確認ください。

利用可能な変数（一部のみ）

変数名	説明
__CommentorName__	管理者の会社または事業の名前
__AssessmentName__	アセスメント（評価）の名称
__AssessmentLink__	アセスメント（評価）のURLリンク
__AssessmentDeadline__	指定された評価完了期限
__AssessmentStage__	（現在の）アセスメント（評価）ステージ
__AssessmentId__	アセスメント（評価）ID

さいごに

動的な変数を有効に使うことで、回答者や承認者がメールを受け取った際に、何をすればよいのか（どのアセスメント（評価）に対して、質問を回答したり、レビュー、承認すればよいのか）を正しく理解し、アクションに移すことが可能です。