プライマリレコードとは？ メリットを紹介

はじめに

プライマリレコードは、アセスメント（評価）の主な目的として指定するインベントリレコードのことです。
正直、これだけでは、なぜプライマリレコードを指定するのか、または指定した場合にどのような効果があるのかを理解するのは難しいでしょう。

今回は、アセスメント（評価）のプレイマリレコードを設定することで得られるいくつかのメリットを紹介することで、プライマリレコードがどういうものかの理解に役立てていただければと思います。

アセスメント（評価）の際のデータの事前反映

アセスメント（評価）の目的は、ほとんどの場合、ある特定のインベントリに関するアセスメント（評価）です。
アセスメント（評価）の開始時に特定のインベントリをプライマリレコードを設定することで、当該インベントリにすでに個人データや属性情報が入力されている場合、それらの値が自動的に取り込まれ、アセスメント(評価)の対応する各回答に値が自動的に反映されます。

これは、当該インベントリに保存されている既存のデータをアセスメント（評価）においても有効活用することで、回答者にとっても入力の手間が省け、プロセスのスピードアップや省力化につながります。

レポート

プライマリレコードを設定すると、特定のインベントリレコードに対して実施されたアセスメント（評価）を特定する際のレポートが簡単になります。

ユーザーは、評価リストと評価レポートの両方のプライマリレコード名とIDに基づいて、検索、並べ替え、およびフィルタリングを行うことができます。

再評価

プライマリレコードを使用すると、インベントリレコードを簡単に再評価し、以前の回答、エビデンス、および以前の評価からのメモなどをコピーすることができます。
承認者は、アセスメント（評価）内で操作履歴のトラッキング機能を使用して更新内容を参照することができます。

インベントリ自動化ルール:　定期的な更新を要する場合に有効

※ルールはプライマリ レコードに依存します。

ユーザーは、スケジュールされたサイクルで定期的にイベントリレコードを自動的に再評価するルールを設定することができます。

これにより、ユーザーは、リスク レベル、最終評価完了日、最終更新日、契約有効期限などのさまざまな条件に基づいて、インベントリレコードの自動再評価を設定できます。

自動化ルールの設定手順

手順１：ルールタイプを選択する

手順２：ルールの条件をセットする

以下の画面にて設定していく。（下記の画面の値は参考値です。ルールの設定方法はこちらをご覧ください。）

さいごに

プライマリレコードを使用することで、アセスメント（評価）にデータマッピングのレコード情報を引き継がれ、データマッピングのインベントリ（台帳）の入力済み情報について、アセスメントの質問を一から回答する手間が省けます。また、アセスメントの結果、（アセスメントが承認された段階で）入力された最新の値は、データマッピングのインベントリ（台帳）に反映することが可能です。

実施したアセスメントの結果自体は、プライマリレコードで指定されたインベントリ（台帳）のアセスメントの履歴として、確認することが可能です。